הסעות לאירועים - כיצד לתאם?

כאיש מקצוע בניהול אירועים, אתה נדרש לעתים קרובות לארגן הסעות לאירוע ומחוצה לו, במיוחד לאירועים גדולים באזורים עירוניים שבהם שירותי חניה, תחבורה ציבורית או מוניות עשויים שלא לספק את המשתתפים שלך בצורה מספקת או מיטבית. שכירת שירות הסעות לאירועים תקצר משמעותית את עומסי התנועה ותעזור לאורחים להגיע בזמן – וחשוב מכך, להגיע מאושרים.

אך מה בדיוק כרוך בהשכרת שירותי הסעות לאירועים? איך אתה יכול לתאם בצורה מיטבית את כל התהליך? בואו נדבר על זה.

הדבר הראשון שתרצה לעשות הוא לרשום את כל המשתנים התורמים לזרימת התנועה שלך. להלן כמה נתונים שתזדקק להם:

כמה אנשים משתתפים באירוע שלך? כמה מגיעים מחוץ לעיר וכמה גרים במרכז? מה מסלול האירוע שלך? מתי אנשים באים והולכים, ובאיזו תדירות? האם יש אפשרויות תחבורה אחרות בהן אחוז מהמשתתפים צפויים להשתמש? האם האירועים האחרים שלהם העלולים לגרום לעומס?

ככלל, סביר להניח שאתה הולך להפעיל שירותי הסעות לאורך היום, אך לרוב האירועים יהיו זמני תנועה כבדים שבהם תצטרך להגדיל את השירותים. אנו נתייחס שוב לנושא זה בהמשך, אך אם תוכלו לעבור או להרחיב את חלון ההרשמה והקבלה – זה ימנע מכולם לנסות לפלס את דרכם לאותו אוטובוס.

לאחר שביצעתם את המידע ראשוני והחשוב, השלב הבא הוא להתקשר ולקבל מידע על כמות הנוסעים ועוד רבדים כדי להגיע לעלות השירות. באופן כללי העלות קשורה למספר המיניבוסים, הנהגים ומס' הסיבובים שתזדקק להם. לאחר מכן זה קשור למספר הימים והשעות הדרושים. כמו כל ספק אחר, אתה רוצה לעשות בדיקות בסביבה, לקבל כמה המלצות לפני שאתה מתחייב. יש אנשים שיגידו למצוא את הספק שייתן לך את הדיל הטוב ביותר. אנו עשויים לומר שנמצא את הדיל הטוב ביותר עבור השירות הטוב ביותר. לפעמים זול פשוט אומר שהם רעים. ספק מנוסה יכול לעתים קרובות לשאול ולענות על שאלות שלעולם לא תחשוב עליהן וזה יקר מפז!

תכנון מסלולי שאטל יכול להיות הצעד המאתגר ביותר. מסלול מעגלי יחסית שנוסע בערים מרכזיות או במקומות עצירה מרכזיים זה נראה לעתים קרובות הפיתרון המושלם. עם זאת, אתה צריך לדעת כמה דברים.

על כמה ערים מדובר?
כמה אנשים מתגוררים באותו עיר?
האם יש אזור עמוס מאוד בין שתי שכונות שעדיף להימנע ממנו
אולי תחנה מרכזית כגון רכבת או תחנה מרכזית עירונית הוא פיתרון טוב

טיפ: בקש מחברת שירותי הסעות לאירועים לנסות לנסוע במסלול שבחרתם, ולשאול אם הנהגים שלהם משתמשים בציוד לניטור תנועה ובגיבוי תוכניות לפתור הפתעות בלתי צפויות.

לאחר סיום פרטי המסלול עליך לקבוע כמה הסעות ועצירות דרושות. בעיקרון אתה יודע איך הקיבולת של כל מיניבוס והערכה של זמן הנסיעה הלוך ושוב של כל מסלול.

עכשיו אתה צריך לשאול את עצמך מתי אנשים צריכים או רוצים להגיע לאירוע שלך? לדוגמה, לעתים קרובות משתתפים באירועי מסחר מגיעים לאורך כל שעות היום, ואילו משתתפי הוועידה נוטים להגיע באותו זמן לנאומים המרכזיים. אם יש זמן התחלה לאירוע שלכם עליכם לשרת ולהסיע את כולם תוך פרק זמן סביר.

* זכור כי גם אם תחנה מרכזית יכולה למלא את רוב המינבוס זאת אופציה מעולה שיכולה לחסוך המון זמן והמון כסף.

טיפ: העסקת נהגי מיניבוס מושכלים או טיול התנדבות במיניבוס הוא דרך קלה לעזור למשתתפים למצוא את דרכם ולענות על כל שאלה שיש להם.

דבר אחרון שכדאי להזכיר – מיניבוס להסעות לאירועים אינו חייב בלעדית להביא משתתפים לאירוע שלך ומחוצה לו. במיוחד אם הרבה אנשים מתארחים באירוע, תוכלו למעשה להשתמש בשירות הסעות לאירועים כדי לארגן טיולים לכל מקום ולהציע לאורחים שלכם כמה טיולי הצטרפות חברתיים נוספים.

ככל שהאירועים הולכים וגדלים ונערכים במקומות מסיביים, אולי באזורים עירוניים או מרוחקים יותר יצטרכו להבין באמת ולבצע באופן טוב יותר לוגיסטיקה של תחבורה.

קראו גם על: חבילת צילום לחתונה | ספקים לחתונה