הזמנות לאירועים

הזמנות לאירועים - מה צריך לדעת

הזמנות לאירועים מציעות כל כך הרבה אפשרויות בימינו. החל מהזמנות נייר מסורתיות, ועד אירועים דיגיטליים, קשה לדעת מה מתאים לאירוע שלך. אנו מקבלים את מידע רב על ההזמנות וההתלבטויות המודרניות.

אמנם יתכן שהפורמט השתנה, אך ההזמנות עצמן עדיין רלוונטיות בדיוק כמו היום. הם לרוב נקודת הקשר הראשונה לאורחים שלך ויכולים לתת את הטון לאירוע ולבנות התרגשות הרבה לפני שהגיע היום.

אין עוד צורך לשלוח הזמנות באופן רשמי בדואר, הן מונפקות ומתקבלות כעת בקלות באמצעות מדיה חברתית ודוא”ל, לקבלת תגובות מהירות וקלות. עם זאת, הבחירה שלך בהזמנה צריכה להתאים לאירוע שלך ולשקף את הרשמיות שאליה אתה הולך. בין אם זה הזמנה לחתונה, הזמנה לאירוע חברה, הזמנות נייר לכנס או אירוע חברתי קטן. הבחירה כיום היא רחבה וכל מה שנותר זה לבחור הזמנות לאירועים בדיוק לפי הצורך שלך.

הזמנות לאירועים – מה חשוב לכלול:

הזמנה, במיוחד לאירוע חברתי, תכלול לעיתים קרובות מידע כגון:

  • שם האירוע
  • שם המארחים – אישי כמו גם חברה או ארגון המפקח על האירוע
  • סוג האירוע – התרמה, כדור וכו ‘
  • יום, תאריך ושעה של האירוע
  • שם המיקום והכתובת. המיקוד אינו נחוץ לרוב בארצות הברית אך מומלץ לבצע מיקודים בבריטניה.
  • קוד לבוש
  • אישור או תגובה
  • מידע נוסף: למשל: סידורי חניה, מותר לילדים, פלוס אחד, בקשות / תזונה מיוחדת, אפשרויות אוכל, זמני סיום

תולדות ההזמנות

כתוב

באופן מסורתי, ההזמנות שימשו לאירועים חברתיים על ידי אריסטוקרטים בחברה הגבוהה ויצרו תחושה של בלעדיות על ידי הרחבת הזמנות רק למי ש”ראוי “. זה נחשב לכבוד רק כדי לקבל הזמנה והקפדה רבה על יצירתם בעזרת קליגרפיה וחותמות שעווה.

מודפס

הזמנות שהודפסו מסחרית עלו מארצות הברית לאחר מלחמת העולם הראשונה כמה מאות שנים לאחר כניסתה של בית הדפוס, אך רמת טכנולוגיה זו הייתה שמורה רק לעשירים או לאליטה מכיוון שהיא הייתה יקרה מאוד. כיום הדפסה באמצעות בית דפוס מקצועי הינה מהירה, קלה ומשתלמת וניתן ליצור המון עיצובים ואפקטים מדהימים. אפילו מדפסות צבעוניות במשרדים בימינו יכולות להדפיס בסטנדרט גבוה.

אלקטרוני

בימינו עם הצגת הטכנולוגיה וקלות התקשורת, הזמנות נשלחות לרוב באופן אלקטרוני, באמצעות דואר אלקטרוני או מדיה חברתית או אפילו באמצעות אפליקציית אירועים . מה שכן לפעמים הזמנות באופן אלקטרוני מפרות את הכללים ואינם עוקבים אחר נימוסי ההזמנה הרשמיים של העבר.

המעטפה הכחולה

גם בימינו, אתם עשויים לתהות מדוע בדרך כלל יש להזמנות פורמליות שתי מעטפות, האחת בתוך השנייה, וזאת מכיוון שהיסטורית כאשר נכתבו בכתב יד למשקי בית גדולים יותר הם היו מועברים ביד (בדרך כלל על ידי אדם סמכותי) לבית עם משפחה מורחבת או לאורחים. כתובת הבית הייתה עוברת על המעטפה החיצונית כך שהיא תגיע למקום הנכון ואז ברגע שתהיה שם המשפחה הייתה פותחת ומוצאת את המעטפה למקבל / ת הנמצאים בפנים (מכיוון שלא כולם תמיד הוזמנו).

נייר לעומת הזמנות אלקטרוניות / דיגיטליות

  • הזמנת נייר הינה רשמית יותר, עולה כסף ודורשת זמן ומאמץ  על אף שיכולה להוות תועלת בפני עצמה, פירוש הדבר שהם לוקחים ברצינות רבה יותר על ידי האורחים וכתוצאה מכך, שיעור ה- אישור ההגעה שלך באופן טבעי גבוה יותר מאשר בהזמנות דיגיטליות. זוהי גם תזכורת מתמדת למוזמנים, בניגוד להודעות דוא”ל שקובעות ונשכחות בקלות.
  • הזמנות מסורתיות הן מוחשיות, מה שמשמעותן היא שהן בלתי נשכחות יותר ויוצרות תחושת בלעדיות. זה לא משהו שמתקבל “כל יום” ולכן הוא די חידוש.
  • מכיוון שהם מופנים למישהו באופן ספציפי, ברור מי מוזמן ומציב גבולות טובים יותר סביב האירוע ולא דוא”ל שניתן להעביר או להרחיב למעגל רחב יותר של אנשים.
  • מובטח להגיע למוזמן, במיוחד אם אתה משלם עבור דמי משלוח שאפשר לעקוב אחר כך שאין טעות בכך שאנשים לא יקבלו את ההזמנה.
  • בעולם המדיה החברתית, באופן אירוני, שליחת הזמנות מסורתיות פירושה כנראה שאורחים רבים ישתפו את ההזמנה ברשתות החברתיות שלהם ל”התרברב “.

חסרונות

  • עם עיצוב, הדפסה ודמי משלוח זו האופציה היקרה ביותר. עיצובים בהתאמה אישית בעזרת נייר מיוחד, הבלטות, גדלים חריגים וגזרי נייר יכולים כולם להעלות את העלות מאוד.
  • שלא כמו בהודעות דוא”ל, המשתתף לא יכול פשוט להיזכר בהזמנה אם הם מאבדים אותה, כלומר הם מאבדים את כל המידע והפרטים, ומשמעות הדבר שאין להם אפשרות לגיבוי מלבד להתקשר למארגנים ולקבל עותק או פרטים חדשים שיישלחו. 

הזמנות אלקטרוניות

  • בדרך כלל ניתן לשלוח אימיילים והזמנות דיגיטליות אם אתה שולח באמצעות דואר אלקטרוני או אחת מפלטפורמות השיווק החינמיות בדוא”ל. הרבה אתרי רישום לאירועים מאפשרים לך לשלוח אירועים ישירות מהמערכת כדי לשמור על עקביות.
  • כלים מסוימים מאפשרים לך ליצור עיצוב מקצועי בהתאם למיתוג האירועים שלך, ללא ניסיון עיצובי כלשהו. לחלופין אתה עדיין יכול לשלם למעצב כדי ליצור משהו בעל השפעה שישלח באופן אלקטרוני.
  • הזמנות דיגיטליות נהדרות לאירועים ציבוריים שבהם אין מגבלות למשתתפים ואתם מנסים לעודד הרשמה מכמות גדולה של אנשים. זה מקל על אנשים להעביר פרטים לרשתות שלהם אם זו הזמנה פתוחה לאירוע ציבורי.
  • הזמנות אלקטרוניות ידידיותית לסביבה.
  • אתה יכול לכלול הרבה יותר מידע מאשר בהזמנה בפועל, כמו גם להוסיף חסויות ופרסום.
  • אתה יכול ליצור אפקטים מעניינים ולהציג גרפיקה נעה על גבי המסך שאינם אפשריים עם הזמנות נייר (עדיין).

חסרונות

  • חלק מהאורחים עשויים שלא לקבל או לבדוק את הדוא”ל שלהם באופן קבוע, ובהתאם לדמוגרפיה שלך ייתכן שתגלה שלא כולם נגישים לדוא”ל. מסנני דואר זבל יכולים לעתים קרובות לחסום דוא”ל, במיוחד עם גרפיקה או אם הם נשלחים לרשימת אימיילים המונית, וזה יכול לגרום להרבה אי נוכחות שנתפסת, כאשר הם פשוט לא קיבלו את ההזמנה.
  • אם אתה זקוק לאורחים לקחת את ההזמנה שלהם לאירוע או להדפיס מראש את התג שלהם, תבהיר אם זה בסדר להציג את ההזמנה בנייד. הדפסה יכולה להיות קשה ומצריכה מהמשתתפים לזכור לעשות את זה ולהביא אותה, ולחלקם אין מדפסת.
  • יתכן ולא יתאים לאירועים רשמיים, בעלי פרופיל גבוה או משמעותי, אלא אם הם משמשים רק כתזכורת, מכיוון שזה יכול להיתקל בזול. בפרט בגיוסי כספים ברמה הגבוהה ביותר, אינכם יכולים לצפות מאנשים לגייס כסף רב אם תשלחו הזמנות זולות.
  • ניתן להחמיץ הזמנות עקב ריבוי מיילים שאנשים מקבלים על בסיס יומיומי ונדחפים בקלות במורד תיבת הדואר הנכנס ונשכחים, במיוחד כאשר הם שולחים לכתובות דוא”ל עסקיות.
  • משתתף עשוי לראות את הדוא”ל ואז ילך להגיב אליו במועד מאוחר יותר ויאבד אותו בתיבת הדואר הנכנס שלו, כלומר הוא לא יכול להגיב בפועל אם הוא לא יודע מה לחפש.
  • מכיוון שהם נתפסים כפחות פורמליים ובמקרים מסוימים הם בעלי השפעה פחותה אתה מקבל שיעור נמוך של אישורי הגעה, גם אם זו הפעולה שאתה מבקש.

האם ההזמנות המסורתיות או הדיגיטליות הטובות ביותר לאירוע שלך

הזמנות נייר הן עדיין בחירה טובה לאירועים בלעדיים או רשמיים, במיוחד לאירועים חברתיים. לאירועים פחות רשמיים יתכן שלא תוכלו להחליט בין נייר או אלקטרוני. שאלות אלה עשויות לעזור לך להחליט מה הכי מתאים לך.

לשלוח הזמנות מנייר?

  • האם מדובר באירוע של פעם בחיים או בלעדי כמו חתונה, טקס פרסים או הצגת בכורה לסרט?
  • האם האירוע נמצא בעוד חודש?
  • האם אתה זקוק לאישורי הגעה? כן / לא?
  • האם 30% (או יותר) מהאורחים אינם נגישים באמצעות הדוא”ל?

לשלוח אלקטרוני?

  • האם האירוע בקרוב (פחות מחודש)?
  • האם מדובר באירוע רגיל, למשל אירוע חברה קטן או ועידה כללית?
  • האם אתה יכול לגשת ליותר מ 80% מהאורחים באמצעות דוא”ל?
  • האם זה מיועד לקהל מקצועי?
  • האם זה דורש אישרו הגעה? אם כן האם יש הליך רישום מקוון?

אם ענית כן על מרבית הקטגוריות או על כולן, עליך לקבל את התשובה שלך.

קראו גם על: אישורי הגעה לחתונה | ספקים לאירועים

סגירת תפריט